TMS vs Logistic SaaS

Por - Avancargo
08.11.21 04:26 PM

¿Cuál es la mejor opción para tu equipo logístico?

Hace ya varios años que muchas empresas usan Transport Management System (TMS) para la gestión de sus cargas. No es una novedad que es una ventaja su uso vs manejar todo en planillas de cálculo. Sin embargo, el costo y la complejidad de implementar un TMS son muy altos y no es un desafío al que se puede embarcar cualquier tipo de empresa. En los últimos años el concepto de Logistic SaaS o TMS SaaS (SaaS: Software as a Service) ha ido ganando adeptos y numerosos casos de éxito entre quienes lo probaron. Se trata nada más y nada menos que de TMS mucho más eficientes, de menor complejidad y costo, pero no por eso menos funcionales. 


Acá te contamos algunas diferencias entre ambos conceptos/productos.


¿Dónde vas a guardar todos tus datos?

Un TMS tradicional almacena sus datos en un servidor físico (ya sea propio de la empresa o bien provisto por el desarrollador del software). Un TMS SaaS almacena todos los datos en la nube. Al estar en la nube los datos, se obtienen varios beneficios: menor costo (se define según su tasa de uso), acceso desde cualquier lugar y cualquier dispositivo, y mayor seguridad (por tratarse de servidores con pautas muy rigurosas de seguridad).


El TMS, si aloja sus datos en un servidor propio tiene la ventaja de que los datos son 100% propiedad de la empresa. Si están en un servidor ajeno, dependerá esto en el contrato que provea la empresa proveedora. En el caso del SaaS, ocurre lo mismo que en este último caso: dependerá de los términos y condiciones qué tipo de ownership hay con los datos. 


En un TMS, la migración de datos, ya sea por cambio de equipos, servidores o actualizaciones de hardware/software, es más costosa y a veces no está incluída en la contratación inicial. En el caso de un SaaS, no hace falta migrar datos ya que todo se encuentra alojado en la nube.


Hecho a medida vs mejores prácticas

El TMS suele tener un tiempo largo de implementación al principio porque se customiza muy al detalle según lo que necesita la empresa que lo contrata. Esto es bueno porque cada empresa se asegura de tener una herramienta que le sirva especialmente para su gestión. Se suele partir de un enlatado y desde ahí se van ejecutando las distintas particularidades para cada caso. El problema que radica en este modelo es que si la empresa cambia algún proceso en el futuro (o si la legislación del país lo hace), hay que volver a customizar y adaptar (¡costo + tiempo!) el software.


El SaaS suele contratarse por módulos según la necesidad de la empresa: gestor documental, seguimiento de flota, mantenimiento de flota, facturación, etc. Se puede contratar uno, varios o todos los módulos. El SaaS, por su naturaleza de origen, suele estar enfocado en el cliente y en su experiencia de uso. Por tal motivo este tipo de servicios suele contar con un espacio de reporte de errores, sugerencias de mejoras o solicitud de desarrollos ad hoc. Eso genera un ambiente de mejora continua gracias a feedback de mejores prácticas de todos los usuarios.


Integraciones

Un TMS tradicional suele integrarse con facilidad con otros módulos de gestión (ERP, SCM, etc.) provistos por el mismo desarrollador. Lo que suele costar en la mayoría de los casos es integrarlo con otros softwares ajenos al desarrollador de este TMS. Y cuando se puede, esa integración suele tener un alto costo y tiempo de desarrollo porque hay que poner un equipo especializado a adaptar el propio producto. Lo que se termina haciendo es exportando datos del TMS a un CVS o planilla de cálculo e importando manualmente en el sistema de gestión al cual se lo quería integrar. Funciona como parche, pero es propenso a errores (y desastres!). 


En contraposición, un SaaS, por ser una tecnología mucho más nueva, suele estar pensado desde su origen como una plataforma de APIs (Interfaz de Programación de Aplicaciones) abiertas de modo tal que todos los datos que se ingresan, pueden ser integrados en otros sistemas. Por esta razón, la adaptación es mucho más simple, de menor costo y más estable en el tiempo que un TMS tradicional.


Los SaaS más avanzados del mercado suelen incluso estar integrados con fuentes de datos online de ciertos entes reguladores del transporte para tener toda la información lo más actualizada posible y con el objetivo de disminuir la carga manual (y el potencial error humano). Estos casos suelen ser los más atractivos para los equipos de Operaciones o Supply Chain porque disminuyen el tiempo de tareas que no agregan valor y les permite focalizarse en tareas clave de su área. Se debe consultar acerca de estas integraciones en cada país porque las fuentes de información pueden variar.

Existen también casos de SaaS como Avancargo, el cual se encuentra además vinculado con la plataforma On-Demand de cargas y camiones más grandes de la región. Eso significa que entre SaaS y On-Demand se pueden integrar para conseguir nuevas oportunidades de proveedores o clientes y sumar una mayor eficiencia en tus operaciones. (Si querés saber más de este tema, hacé clic acá)

EL tiempo es oro

Un TMS tradicional suele llevar entre 4 y 6 meses de implementación (si todo sale de manera correcta). Implica: estudiar los procesos de la empresa, validarlos con los ingenieros de la empresa desarrolladora del TMS, implementar el TMS en los servidores de prueba, hacer testeos de calidad con usuarios reales de la empresa que lo contrata (esto implica uso del tiempo del empleado en tareas de implementación) y finalmente puesta a punto como solución definitiva. Luego se capacita al personal de Operaciones o Supply Chain para que aprendan a usarlo. Hasta ese momento, las empresas suelen dar soporte al 100%. Luego del período de prueba e implementación final, suelen cobrar extras según el plan que se haya contratado.


En contraposición, un SaaS, es pensado desde su arquitectura de programación como un sistema al cual se sube cierta data (muy poca) y en horas (o en algunos casos un par de días) ya está funcional para el equipo de Operaciones de la empresa contratante. El equipo desarrollador de un SaaS suele ser un equipo con una modalidad de mejora continua en la cual se va midiendo constantemente cómo operan los usuarios y en base a el análisis de UI y UX se les da mejoras en el uso para que la curva de aprendizaje sea lo más corta posible. 


La mejor tecnología para el momento preciso

Un TMS suele actualizarse en períodos muy largos de tiempo. En algunas ocasiones esos períodos son tan largos que los mismos softwares requieren computadoras con sistemas operativos viejos que los soporten. Eso puede suponer un riesgo para el funcionamiento, la seguridad de los datos y la eficiencia de la empresa. Cuando hay actualizaciones, estos softwares requieren personal muy capacitado que realice la instalación de las actualizaciones (costo de tener personal de IT) o bien la empresa proveedora del mismo lo realiza (en la mayoría de los casos con costos extras).


Un SaaS, en cambio, está constantemente siendo revisado y actualizado según los distintos usuarios/empresas van informando necesidades, errores, etc., de manera tal que se mantenga vigente según lo que el mercado demanda. El foco está puesto en el usuario y en su experiencia de uso. La actualización se da directamente en la nube del proveedor del servicio, con lo cual el usuario no requiere hacer nada de su lado ni contratar (u ocupar el tiempo de su propio) técnico especializado. 



Costos, costos, costos...

Los TMS tienen un costo de instalación al principio + costo por usuario + costo de servidores (en caso que los datos se alojen en el prestador del servicio y no en servidores propios). El costo de instalación y la licencia por usuario suelen ser bastante elevados. Por esta razón, la mayoría de las empresas pequeñas (y muchas medianas) no pueden implementarlo por representar una parte muy importante de sus inversiones. 


En contraposición a este modelo de costos, los SaaS tienen un costo/fee mensual muy bajo durante todos los meses que se utilice el servicio. No tiene costo de instalación, mantenimiento ni alojamiento de datos. Suelen ser modelos que varían ese fee según cantidad de usuarios, cantidad de viajes mensuales, tamaños de flota o un mix de los tres. El costo está atado al uso que cada empresa le de. Eso permite que cualquier empresa de cualquier tamaño pueda contratarlo y no solo las grandes empresas. 


En conclusión, hay una gran diferencia de pros y contras entre un TMS tradicional y un Logistic SaaS. Los equipos de Supply Chain más ágiles están migrando de TMSs que venían operando desde los 90s hacia tecnologías más nuevas y disruptivas que les permiten accionar mucho más eficientemente. De este modo agregan mayor valor a su empresa y son más competitivos en sus operaciones del día a día. 


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